효과적인 미팅을 위한 준비 : PAO

많은 조직에서 관성에 의해, 습관에 의해 진행되는 미팅들이 있다.

최초에는 필요성이 대두되어 소집된 미팅이겠지만,

시간이 지남에 따라 해당 미팅의 필요성과 가치가 지속된다는 보장은 없다.

 

조직관리자 및 팀장들은 많은 회의를 주관하고 소집하며 자신이 주관한 미팅이 조직의

커뮤니케이션에 기여한다는 점을 자랑스럽게 여기고 성과로 여기기도 한다.

그러나 조직의 자원의 관점에서 미팅은 굉장히 비용이 많이 들어가는 행위이다.

미팅에 참여하는 인원의 직급이 높을 수록 더더욱 그러하다.

최대한 단순화 시켜 미팅에 참여하는 인원의 시간당 임금의 합만을 계산해보아도

해당 미팅의 "금전적인" 비용을 산출할 수 있을 것이다.

 

그렇다면 이러한 미팅이 해당 미팅에 소진되는 조직 자원 그 이상의 가치를 가지려면 어떻게 해야할까.

효과적인 미팅을 위해서는 미팅에 앞서 준비할 것이 있다.

 

PAO가 바로 그것이다.

1. Purpose : 미팅의 목적이 무엇인가?

2. Agenda : 미팅에서 구체적으로 이야기할 아이템들은 무엇인가?

3. Outcome : 미팅이 끝나고, 결과물로 나와야 할 결정사항들은 무엇인가?

이 세가지가 미리 준비되지 않은 미팅은, 시덥잖은 아이스브레이킹으로 시작되어

결국 그 어떠한 성과도 이루지 못한채 이러저리 흘러가다가 흐지부지 해산되기 마련일 것이다.

 

미팅의 PAO를 Prep 하면서 얻을 수 있는 장점은 다음과 같다.

1. 이 미팅이 정말로 필요한 것인지 (미팅으로 인해 소진되는 조직 자원 이상의 가치를 가지는지)

2. 누가 정말로 참석해야 하는 사람인지

다시한번 되짚어 볼 수 있다.

 

더불어 Agenda 에는 가능하다면 항목별로 시간 할당을 해 둘 수 있으면 좋다.

시간 할당이 중요한 이유는 그렇지 않으면 사람들은 별로 중요하지 않은 안건에

많은 시간을 쓰기 때문이다. 보통 어려운 문제에는 별로 말이 없지만, 누구나 의견을 내기 쉬운 문제는

누구나 한마디씩 의견을 내기 마련이기에 중요하지 않은, 혹은 상대적으로 결정이 쉬운 안건에 대해

지나치게 시간이 많이 낭비 될 수가 있다.

 

마지막으로, 효율적인 미팅의 끝은 미팅노트를 해당 미팅에 참여하지 않은

다른 조직의 구성원들과 공유하는 데에 있다.

 

조금만 생각해보면, 아무런 경계심 없이 진행되던 미팅이 알고보면

엄청난 조직 자원의 소모였다는 것을 알 수 있다.

PAO 를 지키는 미팅 Prep 과 미팅노트의 조직 공유만이

그러한 "고비용"의 미팅으로 부터 최대한의 효율을 끌어내는 방법이라고 할 수 있겠다.